A pesar de que el comercial que le visite pueda decirte que tiene capacidades empresariales, existe una gran diferencia entre disponer de un ECM (Enterprise Content Management) y un CMS (Content Management System). Parece ser que muchos CIO, CTO´s y directores IT se decantan por un CMS sin considerar los detalles y usos de cada entorno. Sin conocer sus verdaderas diferencias, necesidades, costes y tipos de uso.

Para comenzar, la definición extraída de Wikipedia, define como:

CMS como software usado para crear, editar, gestionar y publicar contenido en una organización. Un sistema de gestión de contenidos (en inglés: Content Management System, más conocido por sus siglas CMS) es un programa informático que permite crear una estructura de soporte (framework) para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los administradores, editores, participantes y demás usuarios.

En cambio, ECM  se define como un conjunto de tecnologías usadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos empresariales. Las herramientas ECM y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada de las organizaciones, donde quiera que se encuentre dicha información.

La primera diferencia obvia que podemos apreciar es que la definición de CMS hace alusión al software. Es un sistema de software usado para gestionar y publicar contenido. Mientras que la definición de ECM menciona estrategias y herramientas.

Etimología e historia.

El termino CMS ha sido empleado durante más tiempo, y su uso ha sido considerado como un sistema que publica contenidos de la empresa en la intranet o internet. En este contexto, contenido puede ser referido como nuevos ítems, noticias, material de marketing, manuales, etc. Por lo general este contenido  se encuentra enfocado en formatos web como HTML, XHTML, PDFs, formatos de audio y vídeo, etc.

Un CMS puede probablemente proporcionar muchas características y herramientas diferentes. Existiendo muchos de ellos conocidos y usados en la actualidad por gran cantidad de organizaciones, sírvase el caso de WordPress, Joomla, etc.

El ECM es un término más reciente, pero tiene una historia mucho más complicada. La definición de la AIIM, se inclina más a la estrategia como software. Estrategias de captura de información, creación, almacenamiento y gestión, sin hacer o dar tanta importancia al software para llevarlo a cabo. Se puede también observar que en la definición AIIM, se menciona a documentos. Aquí es donde muchos proveedores ECM tienen sus raíces en el escaneo y gestión de documentos, en lugar de contenido web.

¿Contenidos o documentos?

Aunque esto es solamente semántica, la mayoría de los expertos sugieren que contenido se aplica a cualquier tipo de información no estructurada.

Como información estructurada se entiende aquella que puede ser almacenada por ejemplo en un sistema gestor de bases de datos. Un dato estructurado es un dato que puede ser almacenado, consultado, analizado y manipulado por máquinas, normalmente, en modo tabla de datos.

Para rizar un poco más el rizo, hablaremos también de los datos semiestructurados, que serían aquellos datos que no residen de bases de datos relacionales, pero que presentan una organización interna que facilita su tratamiento, tales como documentos XML, CSV y datos almacenados en bases de datos NoSQL (“Not Only SQL“) que, para no liarnos, diremos que son bases de datos no relacionales, es decir, que no son las tradicionales.

Mientras que la Información no estructurada:

• Contenido web  (HTML / XHTML / DHTML / ficheros flash)
• Documentos (MS Office, PDF, etc.)
• Registros (documentos oficiales)
• Digital assets (ficheros audio y video)

Como podemos ver, en general, un CMS proporciona funciones para gestionar el contenido web, y un ECM se llevará a prestaciones y servicios, más extendiéndolas en diferentes áreas tales como:

• Imágenes de documentos.
• Gestión de documentos.
• Gestión de registros.
• Gestión de activos digitales.
• Proceso de flujo de trabajo de negocios.
• Gestión de Sitios Web.
• La gestión del conocimiento.
• Colaboración.

La gestión de los datos no estructurados se ha convertido en uno de los principales retos a los que hacen frente las compañías en lo relativo a gestión de información y Big Data.

Una información no estructurada es gestionada principalmente por el ECM.

Como podemos apreciar hay soluciones puntuales que cada área en la gestión de uno solo de estos tipos de contenido, mientras que un ECM es una ‘suite’ de software con el objetivo de gestionar todas.

Una de las principales diferencias entre un CMS y un EMS está en el área de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)  ó «flujo de trabajo».

Mientras que un CMS centrado web puede tener flujos de trabajo que van desde simples a muy complejos  procesos y la autorización de lo que llega al sitio web en vivo, una EMC es probable que posea una herramienta de diseño de flujo de trabajo visual completa y una función para el diseño procesos de negocio integrales.

En la Web 2.0 / empresa 2.0 / medios de comunicación social, un CMS podría ofrecer la posibilidad de construir tales características en un sitio, mientras que un sistema ECM suele ofrecer o clientes web colaborar en torno al contenido del repositorio ECM.

Conclusión

Al final todo se reduce a su contexto particular, y cuáles son sus requisitos del negocio. Si usted es una pequeña empresa y desea un mejor sitio web para vender más, y una mejor intranet para mejorar la comunicación con los empleados, buscando el SEO y el marketing empresarial para mejorar la imagen y las ventas entonces su probablemente en el mercado de un CMS.

En cambio, si somos una gran empresa, y la mayor parte de nuestro personal funciona bajo el epígrafe de ‘trabajadores del conocimiento’, y términos tales como Enterprise Information Management, o el término ciclo de vida de la información empresarial no son cuestiones desconocidas, entonces es probable que tenga un en mente una estrategia ECM como parte de sus esfuerzos más  para la gestión de la información – es posible comprar una suite de un ECM de uno de los grandes proveedores, o poner en práctica su estrategia de utilizar múltiples productos (algunos de los cuales puede que ya tenga), incluyendo un CMS.

Sin embargo, tenga en cuenta que toda la gestión de contenidos requiere una planificación.

El factor principal aquí es pensar de manera integral acerca de sus necesidades. Si usted cree que necesita un nuevo CMS, compruebe alrededor, y  vea  si otros departamentos necesitan una solución de gestión de documentos.  Pensar estratégicamente sobre la gestión de la información. Esto no significa que tengamos que realizar y dar solución todo de una sola vez. Es preciso pensar globalmente y actuar localmente» es una buena analogía; una implementación por fases, y empleo de proyectos piloto son una buena práctica.

Así que, la implementación de ECM es más estratégica, requerirá más trabajo que la implementación de una solución usando un CMS, pero a la larga, puede reportar más beneficios. En esta era digital, realizarlo es una ventaja competitiva y posiciona a las organizaciones que se dan cuenta que la información es un activo clave, y actúan en consecuencia.