A lo largo de los años ISO ha publicado muchas normas de sistemas de gestión en temas de calidad y medioambiente, hasta la seguridad de la información y la gestión de la continuidad del negocio. A pesar de compartir elementos comunes, todas las normas ISO de sistemas de gestión tienen diferentes estructuras. Esto, a su vez, da lugar a cierta confusión y dificultades en la fase de implantación.
Para abordar este problema, ISO desarrolló el Anexo SL – el marco para un sistema de gestión genérico y la estructura para todas las normas de sistemas de gestión nuevas y revisadas de ahora en adelante. Para hacer frente a las necesidades específicas de la industria, los requisitos adicionales de sectores particulares se añadirán a este marco genérico.
Todas las futuras normas de sistemas de gestión tendrán la misma estructura de referencia, texto básico idéntico, así como términos y definiciones comunes. Aunque la estructura de referencia no se puede modificar, se pueden añadir sub-cláusulas y texto específico de la disciplina.
Cláusula 1: Objeto y campo de aplicación
El alcance establece los resultados esperados del sistema de gestión. Los resultados son específicos de la industria y deben ser coherentes con el contexto de la organización (cláusula 4)
Cláusula 2: Referencias normativas
Proporciona detalles sobre las normas de referencia o publicaciones relevantes en relación a la norma concreta.
Cláusula 3: Términos y definiciones
Detalla términos y definiciones aplicables a la norma específica, además de cualquier otro término y definición relacionado con la norma.
Cláusula 4: Contexto de la organización
La cláusula 4 consta de cuatro subcláusulas:
4.1 Conocimiento de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de gestión
Como punto de partida y referencia del sistema de gestión, la cláusula 4 determina por qué la organización está donde está. Como parte de la respuesta a esta pregunta, la organización debe identificar las cuestiones internas y externas que pueden influir en los resultados esperados, así como a todas las partes interesadas y sus necesidades. También debe documentar su alcance y establecer los límites del sistema de gestión – todo en línea con los objetivos de negocio.
Cláusula 5: Liderazgo
La cláusula 5 consta de tres sub-cláusulas:
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La nueva estructura hace especial hincapié en el liderazgo, no sólo a la dirección que figuraba en las normas anteriores. Esto quiere decir que la alta dirección tiene ahora una mayor responsabilidad y participación en el sistema de gestión de la organización. Deben integrar los requisitos del sistema de gestión en los procesos de negocio de la organización, asegurar que el sistema de gestión logra los resultados previstos y asignar los recursos necesarios. La alta dirección es también responsable de comunicar la importancia del sistema de gestión y aumentar la toma de conciencia y la participación de los empleados.
Cláusula 6: Planificación
La cláusula 6 consta de dos sub-cláusulas:
6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos del sistema de gestión y planificación para lograrlos
La cláusula 6 nos proporciona la manera directa de tratar el riesgo. Una vez que la organización ha definido los riesgos y oportunidades en la cláusula 4, tiene que establecer cómo van a ser tratados a través de la planificación. Este enfoque proactivo sustituye a la acción preventiva y reduce la necesidad de acciones correctivas posteriormente. Se pone especial atención también en los objetivos del sistema de gestión. Deben ser medibles, ser objeto de seguimiento, comunicados, coherentes con la política del sistema de gestión y actualizados cuando sea necesario.
Cláusula 7: Soporte
La cláusula 7 consta de cinco sub-cláusulas:
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
Después de abordar el contexto, el compromiso y la planificación, las organizaciones tendrán que analizar el soporte necesario para cumplir con sus metas y objetivos. Esto incluye los recursos, comunicaciones internas y externas, así como la información documentada que reemplaza los términos utilizados anteriormente como documentos, documentación y registros.
Cláusula 8: Operación
La cláusula 8 consta de una sub-cláusula:
8.1 Planificación y control operacional
La mayor parte de los requisitos del sistema de gestión se encuentran dentro de esta cláusula. La cláusula 8 aborda tanto los procesos internos como los contratados externamente, mientras que la gestión del proceso global incluye criterios adecuados para el control de estos procesos así como formas de gestionar el cambio planificado y el no previsto.
Cláusula 9: Evaluación del desempeño
La cláusula 9 consta de tres sub-cláusulas:
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección
Para dar cumplimiento a éste requisito, las organizaciones deben determinar qué, cómo y cuándo ha de ser supervisado, medido, analizado y evaluado. La auditoría interna también es parte de este proceso para asegurar que el sistema de gestión se ajusta a los requisitos de la organización, así como a los de la norma, y se ha implantado y mantenido con éxito. El último paso, la revisión por la dirección, que analiza si el sistema de gestión es apropiado, adecuado y eficaz.
Cláusula 10: Mejora
Con dos sub-cláusulas, la cláusula 10 analiza cómo se deben tratar las no conformidades y acciones correctivas:
10.1 No conformidad y acción correctiva
10.2 Mejora continua
En un mundo empresarial en constante cambio, no todo siempre se lleva a cabo según lo planificado. La cláusula 10 analiza las formas de hacer frente a las no conformidades y acciones correctivas, así como las estrategias de mejora continua.
