{"id":7166,"date":"2014-08-28T09:51:59","date_gmt":"2014-08-28T07:51:59","guid":{"rendered":"http:\/\/www.palentino.es\/blog\/?p=7166"},"modified":"2014-08-28T10:13:21","modified_gmt":"2014-08-28T08:13:21","slug":"bpm-conceptos-y-herramientas-apuntes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/bpm-conceptos-y-herramientas-apuntes\/","title":{"rendered":"BPM. Conceptos y Herramientas. Apuntes."},"content":{"rendered":"

Un proceso puede definirse como una secuencia o grupo de actividades<\/strong> que van a\u00f1adiendo valor a un producto o servicio<\/strong> destinado a un cliente interno o externo<\/strong>.<\/p>\n

El elemento m\u00e1s significativo que muchos responsables han padecido en los \u00faltimos tiempos es el cambio o el concepto cultural por parte de los l\u00edderes de pasar de una gesti\u00f3n totalmente vertical a una gesti\u00f3n por procesos, integrando a las personas en las pr\u00e1cticas del d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n

La gesti\u00f3n por procesos no es un fin en s\u00ed mismo, es solo un medio de gesti\u00f3n que debe ayudar en la consecuci\u00f3n de la misi\u00f3n y visi\u00f3n de nuestra organizaci\u00f3n.<\/p>\n

En esta entrada hablaremos sobre la gesti\u00f3n de procesos y BPM. Viendo una serie de conceptos y herramientas a modo de resumen.<\/p>\n

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Para implantar un sistema orientado a procesos, primero tendremos que definir un mapa de los procesos existentes<\/strong>, explicando los diferentes tipos<\/strong> de procesos y las relaciones<\/strong> existentes entre ellos. En esta primera etapa ser\u00e1 necesario acotarlos<\/strong> con cierta precisi\u00f3n, trabajando con lo m\u00e1s significativo y no obsesionarse con el detalle ya que puede ser imposible entender todas las variables. El primer paso debe ser liderado por la direcci\u00f3n general y equipo directivo<\/strong>.<\/p>\n

El segundo paso es seleccionar el proceso piloto<\/strong> sobre el que vamos a desarrollar y aplicar la gesti\u00f3n de procesos, es muy recomendable centrarse en un proceso estable y de cierta relevancia<\/strong> preferiblemente uno operativo, adem\u00e1s y para evitar problemas de liderazgo durante el proyecto, el l\u00edder de ese proceso, deber\u00eda ser el responsable del \u00e1rea funcional m\u00e1s relacionada<\/strong>.<\/p>\n

Tercero, en el proceso piloto, identificar sobre todo su misi\u00f3n y objetivos<\/strong>, as\u00ed como las entradas y proveedores, salidas y clientes, y procedimientos e instrucciones<\/strong>, y definir la sistem\u00e1tica de gesti\u00f3n, seguimiento y mejora, personas, reuniones, indicadores, etc. Todo ello con el rigor necesario pero evitando el exceso de detalle y de documentaci\u00f3n.<\/p>\n

Cuarto, poner \u00a0en pr\u00e1ctica de forma rigurosa la sistem\u00e1tica definida para la mejora de la eficacia y eficiencia, establecimiento y seguimiento de objetivos, relaciones cliente proveedor, an\u00e1lisis de no conformidades, desarrollo de ideas de mejora , etc.<\/p>\n

Tras comprobar el funcionamiento del proyecto piloto. Ya podemos planificar y desplegar esta sistem\u00e1tica de gesti\u00f3n al resto de procesos repitiendo los cuatro pasos progresivamente(PDCA) pero sin pausa y teniendo en cuenta todo lo aprendido.<\/p>\n

Pasar de una gesti\u00f3n departamental y funcional a una gesti\u00f3n por procesos y de liderazgo es dif\u00edcil. Con ello se consigue la implicaci\u00f3n del equipo en la consecuci\u00f3n de objetivos<\/strong>.<\/p>\n

Para que una proceso creado tenga \u00e9xito es fundamental evitar cometer los siguientes errores<\/strong>:<\/p>\n

Falta de compromiso e implicaci\u00f3n de la direcci\u00f3n general<\/strong>, no dedicar tiempo ni recursos necesarios<\/strong>, montar un sistema de gesti\u00f3n paralelo<\/strong> y sin utilidad para el dia a dia, retrasar demasiado la puesta en marcha por querer detallar o precisar demasiado el desarrollo, o al contrario, querer implantar el nuevo modelo demasiado bruscamente, no sensibilizar informar y formar<\/strong> a las personas que participan o afectadas por los cambios.<\/p>\n

Actualmente existe mucha confusi\u00f3n en el mercado respecto a lo que es el BMP.<\/strong><\/p>\n

BPM<\/span> <\/strong>=Gesti\u00f3n POR<\/strong> procesos, gesti\u00f3n DE<\/strong> procesos y tecnolog\u00eda<\/strong> BPM.<\/p>\n

BPM no es tecnolog\u00eda inform\u00e1tica. BPM no es solamente software, es algo m\u00e1s.<\/p>\n

Es una disciplina de gesti\u00f3n empresarial impulsada y hecha realidad hoy en d\u00eda por un conjunto de tecnolog\u00edas (software) totalmente maduras y que aportan excelentes resultados.<\/strong><\/p>\n

BMP es un entorno de mejora continua totalmente articulado y automatizado<\/strong> con el fin de mantener la eficiencia operacional y competitividad de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n

BMP es alinear los procesos y recursos empresariales a los objetivos y metas de negocio<\/strong> con el fin de asegurar el cumplimiento de los mismos. Intenta identificar los procesos asegurando la misi\u00f3n empresarial.<\/p>\n

Es necesario aclarar lo que es el concepto BPMS<\/strong><\/p>\n

El BPMS<\/strong> (Business Process Management Systems), como un conjunto de tecnolog\u00edas (software) que permiten a las empresas modelizar, simular, implementar, ejecutar y monitorizar conjuntos de actividades interrelacionadas, es decir, procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o transversalmente a la organizaci\u00f3n, interactuando con trabajadores, sistemas, clientes, proveedores y otros entes externos como participantes en las actividades de los procesos.<\/p>\n

Por lo tanto BPM no es BMPS<\/strong>. Pero BMPS en ocasiones tambi\u00e9n se confunde con Business Process Management SUITE <\/strong>a diferencia del System). <\/strong>Es por ello, <\/strong>que los BMP Systems pueden estar dentro de una Suite o ser productos independientes.<\/p>\n

Respecto al ciclo de vida de los procesos, se puede hacer referencia a cubrir la mejora continua en los procesos de una empresa en diferentes fases de actuaci\u00f3n. Cada proceso de negocio evoluciona en un ciclo de vida continuo.<\/p>\n

Lo primero es realizar un an\u00e1lisis de procesos (actuales, nuevos) y a partir de estos an\u00e1lisis de los procesos monitorizar\u00edamos estos procesos con indicadores de referencia<\/strong> (para la mejora). Se realiza un dise\u00f1o y modelizaci\u00f3n de procesos. Se ejecutan estos procesos y se orquestan<\/strong>. Se controla el comportamiento de los procesos ejecutados, en este estado se pueden realizar mejoras para cerrar el ciclo (mejora continua). Las herramientas pueden generar publicaciones de resultados, estimaciones estad\u00edsticas y comunicados.<\/p>\n

Vemos pues que el ciclo es un an\u00e1lisis, dise\u00f1o y redise\u00f1o de procesos, una automatizaci\u00f3n y orquestaci\u00f3n, y una monitorizaci\u00f3n de procesos que generan unos resultados e informaci\u00f3n para la toma de decisiones<\/strong>. Algunas de estas herramientas de software permiten publicar directamente esta informaci\u00f3n en la web.<\/p>\n

Todo proceso puede afectar a las funciones verticales t\u00edpicas de una empresa, los SI (Sistemas de la informaci\u00f3n), los FI (finanzas), los HR (recursos humanos), Operaciones, Marketing, la que se conoce como orquestaci\u00f3n end-to-end<\/strong>.<\/p>\n

El proceso debe ser analizado, viendo las unidades funciones por las que pasa. Tendremos que estudiarle de principio a fin, desde el inicio al final. Los BPMS se convertir\u00e1n el en n\u00facleo para gestionar todos los procesos de negocio de una empresa.<\/p>\n

Respecto a las tecnolog\u00edas, pueden ser:<\/p>\n

Para el an\u00e1lisis\u00a0 de procesos, redise\u00f1o y publicaci\u00f3n:<\/strong> BPA (publicaci\u00f3n y estad\u00edsticas)<\/p>\n

Para la Monitorizaci\u00f3n y optimizaci\u00f3n de procesos y recursos, BAM (Business Activity Monitoring<\/strong>: Balanced Scorecard (Cuadros de mando), CPM \u2013 Corporate Performance Management ,OI \u2013 Inteligencia Operacional, BI \u2013 Business Intelligence\u00a0 o Inteligencia del negocio, CEP \u2013 Procesamiento de eventos complejo<\/p>\n

Para la Automatizaci\u00f3n BPM: <\/strong>Motores de reglas de negocio BRMS, SOA, ESB (Entreprise Service Bus), Gesti\u00f3n documental ECM, Gesti\u00f3n de contenidos, EAI<\/p>\n

Gesti\u00f3n de procesos vs. Gesti\u00f3n por procesos<\/strong><\/span><\/p>\n

Es necesario diferenciar estos dos t\u00e9rminos<\/p>\n

DE: Tenemos ese\u00a0 proceso identificado, bien definido y le asignamos objetivos y metas. Es necesario realizar 3 pasos:<\/p>\n

    \n
  1. Tenerlos adecuadamente identificados y entendidos (modelizaci\u00f3n y arquitectura empresarial).<\/li>\n
  2. Tenemos automatizados y orquestados de principio a fin (workflow, integraci\u00f3n, reglas de negocio, tecnolog\u00edas varias).<\/li>\n
  3. Tenemos monitorizados y controlados los procesos. (cuadro de mando, BAM-Business Activity Monitoring, Business Intelligence).<\/li>\n<\/ol>\n

    Por lo tanto en la gesti\u00f3n DE procesos nos centramos en la modelizaci\u00f3n y dise\u00f1o<\/strong>, la automatizaci\u00f3n e Integraci\u00f3n<\/strong>, y la monitorizaci\u00f3n y mejora continua<\/strong>.<\/p>\n

    Pero la Gesti\u00f3n POR procesos:<\/p>\n

    Incluye la gesti\u00f3n DE procesos y adem\u00e1s se realiza una gesti\u00f3n empresarial con el fin de una mejora continua, selecci\u00f3n de procesos, documentaci\u00f3n y mejora de los mismos, la alineaci\u00f3n estrategia empresarial con los procesos existentes y la articulaci\u00f3n de procesos vinculada con sistemas de gesti\u00f3n.<\/p>\n

    Los 4 pilares fundamentales de la gesti\u00f3n por procesos: Estrategia, Procesos, Personas y tecnolog\u00eda.<\/strong><\/span><\/p>\n

    Es necesario tener en cuenta estos 4 pilares para mejorar si quieres evolucionar en la madurez BPM.<\/p>\n

    Estrategia<\/strong>: Alineamiento de los procesos a la estrategia organizacional.<\/p>\n

    Procesos<\/strong>: Identificaci\u00f3n, an\u00e1lisis, modelizaci\u00f3n, dise\u00f1o y automatizaci\u00f3n de procesos estrat\u00e9gicos, claves y de soporte.<\/p>\n

    Tecnolog\u00edas<\/strong>: Aplicaci\u00f3n de tecnolog\u00edas BPM para las diferentes fases de la gesti\u00f3n por procesos.<\/p>\n

    Personas<\/strong>: Conocimiento y cultura de la organizaci\u00f3n hacia la gesti\u00f3n por procesos.<\/p>\n

    Los niveles de madurez en BPM<\/strong><\/span><\/p>\n

    Los\u00a0 pilares anteriores nos van a permitir definir el nivel de madurez en BPM<\/p>\n