{"id":7789,"date":"2015-04-12T20:29:46","date_gmt":"2015-04-12T18:29:46","guid":{"rendered":"http:\/\/www.palentino.es\/blog\/?p=7789"},"modified":"2015-04-13T13:50:18","modified_gmt":"2015-04-13T11:50:18","slug":"trabajo-en-equipo-con-hojas-de-calculo-microsoft-excel-permisos-y-comparticion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/trabajo-en-equipo-con-hojas-de-calculo-microsoft-excel-permisos-y-comparticion\/","title":{"rendered":"Trabajo en equipo con hojas de c\u00e1lculo Microsoft Excel. Permisos y compartici\u00f3n."},"content":{"rendered":"

Quiz\u00e1 no hace falta que diga que Microsoft Excel es una aplicaci\u00f3n que forma parte de la suite ofim\u00e1tica Office \u00a0<\/strong>y que con los a\u00f1os se ha convertido en la hoja de c\u00e1lculo m\u00e1s empleada a nivel mundial. Como curiosidad \u00a0o an\u00e9cdota, aunque parezca extra\u00f1o ya que se trata de un producto de Microsoft \u00a0sus comienzos no fueron sobre el sistema operativo Windows, sino Apple en el Mac<\/strong>\u00a0 el a\u00f1o 1985 (hace ya 30, ah\u00ed es nada). Dos a\u00f1os m\u00e1s tarde se lanz\u00f3 la versi\u00f3n para PC sobre su sistema.<\/p>\n

Si bien, es cierto que existen muy buenas alternativas gratuitas, muchas personas y organizaciones la emplean en sus tareas diarias.<\/p>\n

En esta entrada voy repasar como podemos compartir nuestras hojas de c\u00e1lculo para poder trabajar en equipo de forma m\u00e1s eficaz<\/strong>. Y voy a repasarlo, puesto que considero que se desconocen ciertos aspectos y por ende se descuidan<\/strong> algunas recomendaciones<\/strong>.<\/p>\n

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Generalmente en los entornos empresariales que posean sistemas Windows, existir\u00e1 un servidor de archivos donde depositemos las hojas de c\u00e1lculo creadas. Suele compartirse unidades en red o carpetas con determinados permisos<\/strong>. Actualmente tambi\u00e9n se suele emplear la nube<\/strong> a modo de carpeta si deseamos tener estos archivos en diversas ubicaciones geogr\u00e1ficas (sirva\u00a0como ejemplo\u00a0dropbox). Interesante es al menos conservar permisos de escritura y lectura, pero no de borrado de archivos<\/strong>, para evitar, si es posible, la eliminaci\u00f3n de los archivos sueltos.<\/p>\n

Son en \u00a0estas carpetas compartidas, donde los usuarios podr\u00e1n acceder a las hojas con extensi\u00f3n xls o xlsx<\/strong> generalmente, dependiendo de la versi\u00f3n empleada.<\/p>\n

Recomiendo trabajar en una oficina con el mismo tipo de versi\u00f3n Excel en las diversas m\u00e1quinas<\/strong> donde abramos las hojas. Al trabajar con las mismas versiones minimizaremos<\/strong> los posibles problemas<\/strong> a la hora de modificar los archivos dentro de Excel.<\/p>\n

Sobre Excel podemos realizar ciertas tareas, tanto para proteger los libros, sus hojas, opciones de compartici\u00f3n y control de cambios. Todas estas acciones las realizar\u00e9 sobre Excel 2013, aunque aplicables mayormente desde la 2003.<\/p>\n

Antes de nada y de mostrar c\u00f3mo compartir los archivos, Excel ofrece alternativas para proteger<\/strong> los libros y las hojas. Estas forman parte de la propia hoja y son independientes<\/strong> al sistema de archivos empleado<\/strong> (NTFS, propietario, etc).<\/p>\n

Lo primero que tenemos que pensar es que para evitar que nuestras hojas sean modificadas o abiertas por otros usuarios, el programa ofrece diversas opciones. Para acceder a ellas desde Excel 2013 nos tendremos que situar en la ficha de la cinta, Archivo, informaci\u00f3n, permisos y proteger libro.<\/strong><\/p>\n

Nos aparecer\u00e1n las siguientes opciones:<\/p>\n

\"1-Proteger-fichero\"<\/p>\n

Marcar como final: Configura un libro como s\u00f3lo lectura. El archivo no puede ser editado.<\/p>\n

Cifrar con contrase\u00f1a: Cada vez que abramos el archivo, para trabajar con \u00e9l, se nos pedir\u00e1 la password.<\/p>\n

Proteger hoja actual: Protegemos una determinad hoja del libro.<\/p>\n

Proteger de escritura: Los usuarios no pueden agregar hojas, eliminarlas o realizar modificaciones.<\/p>\n

Restringir acceso: Concede acceso pero quita permisos para editar, copiar y compartir. Conecta con un sistema de plantillas. Requiere IRM (Information Rights Management), por lo que\u00a0 es necesario iniciar sesi\u00f3n en Office.<\/p>\n

Agregar una firma digital: Posibilita insertar firmas digitales en los libros. Visibles e invisibles. Estas firmas son marcas cifradas para autenticar la hoja. Para poder agregar las firmas, necesitaremos guardar el libro en un formato compatible con las firmas digitales. Una vez guardado el documento en formato xlsx, necesitaremos un id digital, la aplicaci\u00f3n nos pregunta si deseamos conseguir uno de un Partner Microsoft. Se nos abrir\u00e1 una web para que seleccionemos el Partner.<\/p>\n

https:\/\/support.office.com\/es-es\/article\/Id-digital-b06cfc76-56a1-4a74-b2dd-91a55de79cdf<\/a><\/p>\n

Bueno, una vez visto de forma m\u00e1s o menos r\u00e1pida como proteger un documento Excel (dejo en vuestra manos seguir investigando), llega la parte de la compartici\u00f3n.<\/p>\n

Compartir un libro en Excel<\/strong> con otros usuarios es una tarea que posee ciertas ventajas. Entre ellas no tener que crear varios documentos y trabajar con uno s\u00f3lo desde diversas ubicaciones.<\/p>\n

Pero es muy importante antes de compartir un libro, comprobar antes su compatibilidad<\/strong>.<\/p>\n

Os comentar\u00e9 que pasa si no hemos preparado la compartici\u00f3n de archivos cuando abrimos un libro que ha sido abierto por otro usuario. En principio, nos avisa con un cuadro de di\u00e1logo que el archivo se encuentra en uso, y que se encuentra bloqueado para ser modificado. Por lo que SIN la compartici\u00f3n de archivos seleccionada, s\u00f3lo podremos abrirlo en modo de s\u00f3lo lectura o mediante notificaci\u00f3n, que nos lo abre en solo lectura, pero que nos avisar\u00e1 cuando deje de estar en uso.<\/p>\n

Entonces, \u00bfc\u00f3mo compartimos un libro?\u2026<\/p>\n

Para ello, es preciso antes revisar su compatibilidad. Para ello nos vamos al men\u00fa Archivo, Informaci\u00f3n, inspeccionar libro y pulsamos el bot\u00f3n Comprobar<\/strong> si hay problemas.<\/p>\n

\"3-Comprobar-si-hay-problemas\"<\/p>\n

Se mostrar\u00e1n 3 opciones.<\/strong><\/p>\n

Inspeccionar documento. Nos muestra un cuadro de di\u00e1logo mostrando las caracter\u00edsticas que se inspeccionar\u00e1n. Es aconsejable marcar todas las opciones.<\/p>\n

Comprobar accesibilidad. Muestra advertencias con los errores que puedan producirse sobre asuntos de accesiblidad. Esas modificaciones que se aconsejan deben realizarse de forma manual.<\/p>\n

Comprobar compatibilidad. Esta es la \u00faltima opci\u00f3n a realizar antes de compartir el libro. Nos mostrar\u00e1 las caracter\u00edsticas del libro que no son compatibles con las versiones anteriores de Excel.<\/p>\n

Es en este preciso momento cuando podremos activar la compartici\u00f3n.<\/p>\n

\"4-Compartir-libro\"<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n

\"5-compartir-libro\"<\/a><\/p>\n

Para ello vamos al men\u00fa Revisar, grupo Cambios, compartir libro y activaremos las casilla permitir la modificaci\u00f3n por varios usuarios a la vez<\/strong>.<\/p>\n

Ahora podremos trabajar con la hoja de forma cooperativa. Pero ojo. Cuando 2 usuarios tratan de guardar los datos cambiados diferentes sobre una misma celda, se producir\u00e1 un conflicto. Excel s\u00f3lo almacenar\u00e1 1 de los 2\u00a0cambios. En este momento, el segundo usuario ver\u00e1 un cuadro de di\u00e1logo de resoluci\u00f3n de conflictos.<\/p>\n

\"archivo-en-uso\"<\/p>\n

Ahora entra en juego el control de cambios. Este control nos permite saber las modificaciones realizadas en un libro. Existen 3 opciones para controlar. Este control funciona en documentos compartidos. Es necesario saber tambi\u00e9n que al activar el control de cambios, tambi\u00e9n se comparte el libro.<\/p>\n

\"Control-de-cambios\"<\/p>\n

Qui\u00e9n ha realizado el cambio, cu\u00e1ndo lo ha realizado, y qu\u00e9 cambios. El control de cambios no registra las modificaciones efectuadas en el formato. Podremos aceptar o rechazar cambios en las celdas.<\/p>\n

Recuerda que estos aspectos pueden ser controlados en versiones de Excel 2003,2007, 2010 y 2013<\/strong><\/p>\n

Eso es todo.<\/p>\n

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Quiz\u00e1 no hace falta que diga que Microsoft Excel es una aplicaci\u00f3n que forma parte de la suite ofim\u00e1tica Office \u00a0y que con los a\u00f1os se ha convertido en la hoja de c\u00e1lculo m\u00e1s empleada a nivel mundial. Como curiosidad \u00a0o an\u00e9cdota, aunque parezca extra\u00f1o ya que se trata de un producto de Microsoft \u00a0sus comienzos no fueron sobre el sistema operativo Windows, sino Apple en el Mac\u00a0 el a\u00f1o 1985 (hace ya 30, ah\u00ed es nada). Dos a\u00f1os m\u00e1s tarde se lanz\u00f3 la versi\u00f3n para PC sobre su sistema. Si bien, es cierto que existen muy buenas alternativas gratuitas, muchas personas y organizaciones la emplean en sus tareas diarias. En esta entrada voy repasar como podemos compartir nuestras hojas de c\u00e1lculo para poder trabajar en equipo de forma m\u00e1s eficaz. Y voy a repasarlo, puesto que considero que se desconocen ciertos aspectos y por ende se descuidan algunas recomendaciones.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":7790,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[624,102],"tags":[626,671],"class_list":["post-7789","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-excel","category-microsoft","tag-excel","tag-microsoft"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7789","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=7789"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7789\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":7799,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7789\/revisions\/7799"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7790"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=7789"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=7789"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.palentino.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=7789"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}