En la era digital actual, la gestión eficiente de los archivos compartidos en redes empresariales es fundamental para garantizar la colaboración, la seguridad y el rendimiento.

Hoy te presento un sistema robusto de monitoreo de archivos en red que he creado para Servidores y estaciones Windows, compuesto por un servidor y múltiples clientes, diseñado para proporcionar un control preciso sobre los cambios y accesos a los archivos compartidos.

Existen otras soluciones pero no son tan sencillas no fáciles de implementar, además de gratuitas independientemente del número de usuarios.

En entornos corporativos y de trabajo colaborativo, la gestión de archivos compartidos es una tarea esencial, pero a menudo subestimada. Si bien Windows ofrece capacidades básicas para compartir carpetas y archivos en red, estas funciones están lejos de ser suficientes cuando se requiere un control detallado y un monitoreo en tiempo real. Aquí es donde entra en juego el programa de monitoreo de archivos en red.

Ventajas del Programa:

El sistema proporciona a las empresas y usuarios una visibilidad completa de los cambios realizados en los archivos compartidos. A través de un servidor central y clientes distribuidos, el programa permite supervisar de manera efectiva quién accede, modifica, elimina o renombra archivos. Esta capacidad de rastreo y notificación en tiempo real es clave para mantener la integridad de los datos y coordinar el trabajo en equipo, evitando conflictos de edición y pérdida de información.

La principal ventaja de usar este programa es que proporciona transparencia y trazabilidad. Los usuarios pueden recibir alertas sobre actividades críticas y así tomar decisiones informadas antes de intervenir en un archivo que podría estar en uso. Además, el sistema permite a los administradores mantener un registro detallado de cada acción, lo cual es invaluable para auditorías y cumplimiento de políticas de seguridad y normativas.

Por qué Windows no lo tiene bien definido: Windows ofrece características limitadas en cuanto a la supervisión de archivos compartidos en red. Las funcionalidades predeterminadas de notificación y registro son escasas, sin opciones de personalización ni mecanismos de alerta que informen a los usuarios cuando un archivo ha sido modificado por otros. Aunque existen soluciones avanzadas en el mercado, estas suelen ser costosas y complejas de integrar.

Por qué el Programa es Necesario: El programa es esencial para organizaciones que dependen de la colaboración en red y necesitan asegurarse de que la integridad de los datos compartidos no se vea comprometida. Sin una herramienta de monitoreo, los usuarios pueden enfrentarse a problemas como la sobrescritura accidental de archivos, el acceso no autorizado y la pérdida de cambios importantes. Al implementar este sistema, las empresas pueden proteger sus archivos, fomentar una mejor comunicación y, en última instancia, optimizar sus flujos de trabajo, lo que se traduce en un entorno más seguro y eficiente para todos los involucrados.

Funcionamiento en dominios y grupos de trabajo (workgroups).

Características Principales

1. Monitoreo en Tiempo Real: El sistema está compuesto por un servidor centralizado que supervisa las carpetas especificadas y múltiples clientes distribuidos que informan sobre sus actividades. Esto permite que, en tiempo real, los usuarios reciban notificaciones sobre archivos modificados, eliminados o renombrados en las carpetas compartidas.

2. Notificaciones Personalizadas: Los clientes cuentan con un sistema de notificaciones tipo ‘balloon’ que alerta a los usuarios cuando un archivo en uso ha sido modificado por otro usuario o si se han realizado acciones relevantes como borrados o renombrados. Esto promueve una mayor transparencia y coordinación entre los usuarios.

3. Registros Detallados: El servidor almacena registros de acceso detallados que incluyen acciones como creación, modificación, eliminación y renombrado de archivos, junto con la identidad del usuario que realizó la acción. Estos registros se pueden consultar para auditorías o análisis posteriores, aumentando la trazabilidad y la gestión de cambios en los archivos.

4. Almacenamiento local: Almacén de actividad sobre las carpetas supervisadas también en local (creaciones, modificaciones, borrados, actualizaciones).

Ventajas de Usar Este Sistema

a. Transparencia y Control: Con un monitoreo constante de las actividades en las carpetas compartidas, los administradores y usuarios pueden tener un control más transparente sobre quién accede y modifica los archivos.

b. Prevención de Conflictos: Las notificaciones en tiempo real permiten a los usuarios tomar decisiones informadas antes de editar o eliminar archivos en uso por otros, previniendo conflictos de edición y pérdida de datos.

c. Seguridad: Al conocer quién y cuándo se realizaron cambios en los archivos, se pueden detectar rápidamente actividades no autorizadas o errores que podrían comprometer la integridad de la información compartida.

d. Facilidad de Implementación: El sistema se puede desplegar en entornos de Windows 10 y 11, así como en plataformas de servidor con Windows Server, lo que lo hace flexible para empresas de distintos tamaños y necesidades.

Concurrencia y Capacidad

El sistema está diseñado para manejar múltiples conexiones concurrentes, permitiendo a varios usuarios interactuar con el servidor de forma simultánea. Sin embargo, es importante considerar el entorno donde se despliega el servidor:

• Windows 10/11: Aunque es posible ejecutar el servidor en sistemas operativos de escritorio, la cantidad de conexiones concurrentes estará limitada por las capacidades del sistema y las restricciones de red de Windows.
• Windows Server: Es la opción ideal para garantizar una mayor cantidad de conexiones simultáneas y un mejor rendimiento. Los sistemas operativos de servidor están optimizados para manejar cargas más grandes y ofrecer estabilidad en entornos corporativos.

Escenarios de Uso

Este sistema es especialmente útil en:

• Empresas con equipos distribuidos que necesitan compartir y gestionar archivos de forma segura.
• Departamentos de TI que requieren monitoreo centralizado de accesos a archivos.
• Organizaciones con protocolos de auditoría que necesitan rastrear modificaciones en archivos compartidos para cumplir con normativas de cumplimiento.

Conclusión

El sistema de monitoreo de archivos en red es una herramienta poderosa para gestionar y supervisar de manera eficiente los cambios en archivos compartidos, mejorar la colaboración y mantener la seguridad de la información en empresas de cualquier tamaño. Desplegado en un entorno de Windows Server o en un servidor Windows centralizado, ofrece una solución robusta y escalable para soportar múltiples conexiones concurrentes y satisfacer las necesidades de monitoreo más exigentes.

Dedicado a mi padre el día de su cumpleaños.

Clave por defecto para cerrar el cliente: password123

Requisitos para el Cliente

1. Sistema Operativo:
   • Windows 10 o superior.
2. Framework .NET:
   • .NET Framework 4.7.2 o superior instalado en la máquina cliente.
3. Permisos de Red:
   • Acceso de red al servidor a través de la IP y el puerto especificado en la configuración.
   • Permisos para ejecutar aplicaciones que se conecten a redes y accedan a carpetas compartidas.
4. Permisos de Archivos y Carpetas:
   • Permisos de lectura/escritura en las carpetas especificadas en la configuración (config.json) para el monitoreo de archivos.
   • Permisos para el uso de FileSystemWatcher, que requiere acceso directo a los archivos y a los permisos de lectura.
5. Librerías Necesarias:
   • Newtonsoft.Json (para la manipulación de datos en formato JSON).
6. Hardware Recomendado:
   • Al menos 4 GB de RAM.
   • Procesador dual-core de 2 GHz o superior.
7. Archivo de Configuración:
   • config.json en la misma carpeta que el ejecutable del cliente, configurado con los valores correctos para conectarse al servidor y monitorear las carpetas deseadas.

Requisitos para el Servidor

1. Sistema Operativo:
   • Windows Server 2016 o superior (recomendado para entornos de producción).
   • Windows 10 o superior (para pruebas o entornos de desarrollo).
2. Framework .NET:
   • .NET Framework 4.7.2 o superior.
3. Permisos de Red y Firewall:
   • El puerto especificado (por ejemplo, 8888 en config.json) debe estar abierto en el firewall del servidor para permitir conexiones entrantes desde el cliente.
   • Dirección IP del servidor accesible para todos los clientes en la red.
4. Permisos de Carpeta:
   • Permisos de lectura/escritura en las carpetas compartidas que el cliente monitoreará y que se encuentran en el servidor.
5. Recursos de Hardware:
   • Procesador Intel Xeon o equivalente para servidores, o un procesador dual-core de 2 GHz para uso de desarrollo.
   • Al menos 8 GB de RAM para manejar múltiples conexiones de cliente de manera eficiente.
6. Gestión de Conexiones Simultáneas:
   • Configurado para manejar múltiples conexiones TCP simultáneas si varios clientes están monitoreando carpetas o archivos.
7. Manejo de Archivos Compartidos:
   • Se recomienda que el servidor esté configurado con carpetas compartidas en una red local (LAN) si múltiples usuarios estarán accediendo a los mismos archivos.

Recomendaciones Generales

• Seguridad:
  • Para proteger la comunicación, puede considerarse el uso de una VPN o implementar una capa de cifrado adicional (como TLS) en la comunicación cliente-servidor.
• Estabilidad:
  • Tanto el cliente como el servidor deben ejecutarse en entornos de red estables para minimizar problemas de desconexión.
  • Mantener el servidor y los clientes en la misma red o en una red bien conectada para evitar latencias altas.
• Mantenimiento y Logs:
  • Habilitar un sistema de log para el servidor y para el cliente con límite de tamaño (para evitar crecimiento excesivo).
  • Revisar periódicamente los logs para identificar posibles problemas de conectividad o acceso a archivos.

Soporte

Pal FileServer 1.0 y Pal FileClient by Oscar de la Cuesta 

Las 2 versiones 1.0 tanto del cliente como del servidor son gratuitas. Puedes instalar el cliente en tantas máquinas como desees controlar.

Ten en cuenta, que es la primera versión y necesitaré más recursos de tiempo para mejorarla y depurar posibles errores.

Compatible 100% con Windows 10 y 11 y Servidores Windows Server

Net Framework 4.8 ó superior. Versiones de 32 y 64 bits disponibles.

Desarrollado en Visual Basic .NET  sobre Visual Studio Community 2022

Todas las herramientas que he usado en la creación son licencias Community o disponibles de libre descarga.

Por otro lado, no me hago responsable del uso del software y de sus consecuencias derivadas, tal y como aparece en el instalador. Cuando se ejecuta se aceptan dichos términos.

Esta herramienta esta creada por Oscar de la Cuesta Campillo se encuentra bajo una Licencia Creative Commons
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