Si  trabaja en una empresa, pronto sabrá como se siente Pedro.

El empieza un nuevo proyecto, busca los miembros de un equipo, lleva a cabo reuniones y los correos empiezan a volar. Muy pronto, surgen algunos documentos importantes, y esos documentos se van pasando de mano en mano.

Dentro de un par de semanas, y unos pocos cientos de correos, y un par de docenas de llamadas telefónicas, algunas cosas se hacen evidentes.

En primer lugar, la gente se siente abrumada. La bandeja de entrada de todo el mundo está llena de una versión ligeramente diferente del mismo documento. Pedro nunca está seguro si tiene la versión más reciente.

En segundo lugar, resulta imposible para él ver una instantánea completa del proyecto. Todo se reparte entre varios equipos, y todos en el equipo tienen información diferente, dependiendo de con quién han hablado.

En tercer lugar, aunque el proyecto tendrá un impacto entre otros proyectos; no hay forma de conectarlos. Son como islas.

Pedro pasa tiempo valioso tratando de coordinar con otros líderes de proyecto y otras partes interesadas. Es mejor que el envío de correo normal, pero no es la única manera.

Herramientas como Sharepoint de Microsoft pueden quitar algo el dolor para poder colaborar y hacer fácilmente cosas que antes eran difíciles.

Imagínate este escenario …

Pedro comienza un nuevo proyecto y necesita formar un equipo. Esta vez, Pedro crea un hogar en línea para el proyecto iniciando un nuevo sitio de Sharepoint. Para ayudarle a completar el equipo, Pedro identifica a los posibles miembros del equipo con habilidades especiales utilizando la búsqueda.

En cuestión de minutos, Pedro encuentra dos diseñadores gráficos en la empresa y contacta con ellos para el proyecto. Una vez que el equipo está conformado, Carlos y Javi se enteran que tienen más en común gracias a los blogs de Sharepoint. Los mismos intereses y cosas comunes como el ciclismo de montaña, o las motos ayudaron a construir buenas relaciones. Estas crean una base sólida del equipo.

Para este proyecto, existe poca preocupación acerca de los archivos adjuntos y el control de versiones. Sharepoint se convierte en la fuente para todo lo relacionado con el proyecto. Todos los documentos existen en Shapepoint, donde hay una sola versión.

Esta afirmación es válida también para los calendarios. Un  calendario compartido significa que nadie tiene que adivinar los tiempos de la reunión o las fechas de vencimiento.

Pedro pronto se da cuenta de que él también necesita hojas de cálculo de presupuestos y presentaciones. En lugar de, tener que reinventar la rueda, él puede buscar en Sharepoint los documentos de otros proyectos que le ayudarán a comenzar a trabajar rápidamente.

Lo mismo es aplicado a las bases de datos y a las redes existentes dentro de la empresa. Sharepoint se conecta a estos sistemas. Así que Pedro y su equipo pueden tener acceso a los datos de ventas, a los números de inventario y a la información de contactos desde Sharepoint.

Ahora, él puede ver que, en lugar de que las personas, documentos y datos de la empresa sean islas en un gran océano, Sharepoint crea un hogar, que  conecta a estas islas, permitiendo a su empresa ver el panorama global.

Pedro, todavía tiene recuerdos de esos días antes de usar Sharepoint, pero ahora espera, espera con verdadero interés e ilusión sus próximos proyectos, a pesar de que, por ahora, está tomando un descanso en su propia estancia de la isla.